Kai organizacija kaupia dokumentus, kuriems reikia trumpalaikio ar ilgalaikio saugojimo, būtina juos sutvarkyti ir susegti aplankus minkštu ar kietu viršeliu. Kiekvienas konkretus atvejis gali kelti savo reikalavimus archyvo dizainui ir darbų sekai, nes šioje srityje nėra griežtų teisinių standartų. Tačiau jis apibrėžia pagrindinius principus, kurių paprastai laikosi patyrę tarnautojai.
Būtinas
- - juodas švino pieštukas;
- - raštinė yla (arba UPD įrenginys);
- - spaustukas;
- - siuvimo adata;
- - kordinis arba nailoninis siūlas;
- - žirklės;
- - balto popieriaus lapas;
- - raštinės klijai;
- - viršelis.
Nurodymai
1 žingsnis
Išnagrinėję dokumentų vertę, sunumeruokite juos, įdėdami serijos numerį (chronologine tvarka) kiekvieno lapo viršutiniame dešiniajame kampe juodu švino pieštuku. Pradėkite nuo pirmojo pakeitimo; esančių dokumentų pavadinimų sąrašo ir paskutinio puslapio nereikia sunumeruoti. Įsitikinkite, kad skaičiai neįeina į tekstą.
2 žingsnis
Kiekvieno dokumento kairiosios paraštės viduryje padarykite dvi skylių poras su specialia raštine yla. Kad popieriaus šūsnis nesubyrėtų, užfiksuokite jį spaustuke. Paprastai tarnautojai stato skylutes vertikalioje linijoje, palikdami bent 3 cm tarp kiekvienos skylės. Jei lakštas turi siaurą kraštą, prie krašto galite priklijuoti baltą juostelę.
3 žingsnis
Norėdami mirksėti dokumentuose, naudokite specialią mašiną (UPD). Tai žymiai sumažins jūsų darbą, nes naudodami šį įrenginį galite perverti 10 cm storio dokumentų šūsnį. Atidžiai perskaitykite instrukcijas ir atidžiai dirbkite - grąžtas labai įkaista.
4 žingsnis
Pradėkite siūti aplanką naudodami specialų špagatą arba tvirtą nailono siūlą ir siuvimo adatą. Norėdami saugiai įsipareigoti, blykstelėkite archyvą du kartus. Ištraukite laisvas laido „uodegas“(apie 5-6 cm) per vidurinę skylę siūlės pusėje esančioje „knygos“pusėje ir padarykite tvirtą mazgą.
5 žingsnis
Iš storo balto popieriaus iškirpkite apskritimą (apie 4 cm skersmens) ir juo priklijuokite mazgą. Naudokite įprastus kanceliarinius klijus. Paimkite lipduką su antspaudu, po juo pritvirtinkite sertifikato parašą ir datą. Jei aplankas jau buvo užrištas be patvirtinimo puslapio, leidžiama jį įklijuoti į viršelio vidų.
6 žingsnis
Įstumkite nėriniuotą aplanką į specialų viršelį arba suriškite dokumentus mašina. Ilgalaikiam archyvui rekomenduojama rinktis kietą viršelį, kitais atvejais taip pat tinka kartoniniai „drabužiai“arba iš storo dengto popieriaus. Bet kokiu atveju tai turėtų būti verslo spausdinimo produktas, sukurtas pagal įmonės stilių.
