Įvairūs aplankai ir klasifikatoriai jau seniai tapo ne tik biuro, bet ir namų aplinkos dalimi. Iš tiesų, tai yra labai patogus dokumentų saugojimo ir teminio paskirstymo būdas. Tačiau kai aplankų yra per daug, kyla problemų dėl jų paskirstymo darbo srityje.
Būtinas
- - aplankai;
- - popieriniai padėklai;
- - lipdukai;
- - dėžės;
- - rašiklis.
Nurodymai
1 žingsnis
Supraskite aplankų turinį. Jis turėtų būti organizuojamas pagal tam tikrą bendrą principą, kad būtų lengviau rasti konkretų dokumentą. Pavyzdžiui, studentai turėtų paskirti aplanką kiekvienam dalykui. Dirbantis asmuo gali paskirstyti pagal veiklos sritį, taip pat skirti du ar tris aplankus ypač svarbiems ar skubiems darbams. Pasirinkę klasifikavimo sistemą, sutvarkykite visus dokumentus pagal sistemą ir ant aplankų priklijuokite lipdukus su užrašu, kas juose saugoma.
2 žingsnis
Išsiaiškinkite, kaip geriausiai tvarkyti gautus aplankus. Jei jie yra dideli ir stabilūs, galite juos tiesiog išdėstyti lentynoje pagal temas. Plonus ir lanksčius aplankus geriausia laikyti horizontaliai. Tačiau didelius kaminus naudoti nepatogu, todėl vienu metu sukraukite juos į popieriaus dėklus. Tai darydami, taip pat laikykitės teminės klasifikacijos, kad būtų lengviau ieškoti informacijos.
3 žingsnis
Jei jums reikia plonų aplankų atsisėsti ant lentynos, naudokite daliklį. Tai gali būti pertvara, atskirianti vieną lentynos dalį nuo kitos, arba vertikalus atviras popieriaus dėklas. Taigi, pašalinus vieną aplanką iš lentynos, likusi dalis nepradės kristi ir netvarkos nebus.
4 žingsnis
Jei naudojate labai daug aplankų, pvz., Tvarkote saugojimą įmonės archyve, naudokite laikymo sistemą lentynose. Taigi, popieriai saugomi valstybiniuose saugyklose. Tuo pačiu metu aplankai saugomi specialiose dėžėse, sumontuotose ant lentynų. Šių dėžučių ypatumas yra tas, kad jos atidaromos ne iš viršaus, o iš šono, o tai leidžia jums gauti reikalingą aplanką. Nenuimdami viso sunkiojo konteinerio iš stovo. Tame pačiame šoniniame dangtyje yra prasminga užklijuoti lipduką su informacija apie tai, kokie dokumentai yra saugojimo skyriuje.
