Atmetimo laiškas yra labai specifinė verslo korespondencijos dalis. Jame turėtų būti neigiamas atsakymas į kliento prašymą ar partnerio pasiūlymą. Kartu svarbu palaikyti gerus santykius su laiško gavėju. Norėdami vienareikšmiškai išreikšti savo poziciją, bet neįžeisti adresato ir palikti sau palankų įspūdį, laikykitės pagrindinių atsisakymo surašymo taisyklių.
Būtinas
- - oficialus organizacijos firminis blankas;
- - kompiuteris;
- - Spausdintuvas.
Nurodymai
1 žingsnis
Parašykite savo laišką. Nepamirškite šio dokumento rengimo etapo. Tai leis sutvarkyti mintis ir pasirinkti teisingiausias frazes.
2 žingsnis
Pradėkite tekstą nuo tradicinio kreipimosi į gavėją: "Gerbiamas Ivanai Ivanovičiau!" arba "Gerbiamas pone Ivanovai!" Nenaudokite kitų žodžių, nes rašytinis atsisakymas yra oficialus.
3 žingsnis
Viršutiniame kairiajame kampe nurodykite laiško adresatą: įmonės pavadinimą, pareigas, pavardę, darbuotojo inicialus arba privataus asmens pavardę ir inicialus. Informacija apie jūsų įmonę bus pateikta oficialiame blanke viršutiniame dešiniajame kampe.
4 žingsnis
Parašykite pagrindinį dokumento turinį. Pirmiausia pakartokite gautą prašymą ar pasiūlymą. Žinoma, jums nereikia visiškai perrašyti gaunamo dokumento teksto. Pakanka apibendrinti jo esmę keliais žodžiais, naudojant tradicinius dalykinės kalbos posūkius: „Pagal jūsų prašymą pateikti užsakymo kopiją …“arba „Atsakydami į jūsų prašymą pratęsti lengvatinio skolinimo terminą, mes informuojame ….
5 žingsnis
Toliau surašykite atsisakymo priežastis. Neigiamo atsakymo paaiškinimas turėtų būti trumpas, logiškas, tvirtas savo esme, bet ne griežtas. Nekreipkite situacijos, nepateikite neegzistuojančių faktų ir neįtikėtinų argumentų. Kai tik įmanoma, paremkite savo žodžių nuorodomis į įstatymus ir kitus teisės aktus. Tačiau nesileiskite į kraštutinumus. Perkraunant laišką ilgais paaiškinimais ir žodžiais atsiprašant, rizikuojate dar labiau supykdyti adresatą.
6 žingsnis
Paskutinę laiško dalį pradėkite nuo standartinės formuluotės, leidžiančios išlikti mandagiai, tačiau tvirtai laikantis savo sprendimo: „Atsižvelgdami į pirmiau nurodytus faktus, mes, deja, turime atsisakyti bendradarbiauti su jūsų įmone“arba „Apgailestaujame, kai jus informavome kad neįmanoma pratęsti kredito limito. …
7 žingsnis
Pabandykite sušvelninti atmetimą. Šiuo tikslu informuokite adresatą apie kitas bendradarbiavimo galimybes, apie naujas jūsų įmonės paslaugas, kuriomis jis gali naudotis lengvatinėmis sąlygomis, apie galimybę pakartotinai apsvarstyti jo prašymą po tam tikro laiko ir pan. Visa informacija turi būti visiškai teisinga ir atnaujinta.
8 žingsnis
Dar kartą perskaitykite laiško projektą. Ištaisykite klaidas, atlikite būtinus papildymus ir taisymus. Atspausdinkite atsisakymą ant oficialaus organizacijos firminio blanko, pasirašykite jį su vadovu ir išsiųskite adresatui.
