Telefonograma - apibendrintas dokumentų, perduodamų žodžiu telefonu, pavadinimas. Jis naudojamas paslaugų informacijai perduoti, paprastai, kritiniais atvejais, kai reikia skubiai apie ką nors pranešti adresatui, išsiųsti pranešimą, išsiųsti kvietimą.
Būtinas
raštinės reikmenys, gavėjų telefono numeriai, siunčiamo pašto žurnalas, telefono ryšys
Nurodymai
1 žingsnis
Paruoškite telefono pranešimo tekstą. Trumpai nurodykite pranešimo esmę, rekomenduojamas teksto ilgis yra ne daugiau kaip 50 žodžių. Jei telefono pranešime yra nurodymas apie įvykį, kuris turėtų įvykti ateityje: susitikimas, susitikimas, akto surašymas ir pan., Tuomet būtinai nurodykite konkrečią įvykio vietą ir laiką.
Tekstas turėtų būti suformuluotas taip, kad būtų išvengta dvigubo aiškinimo galimybės.
2 žingsnis
Parašykite telefono pranešimą ant popieriaus pagal laiško iš galvos surašymo taisykles. Taigi dokumentui su tekstu turi būti priskirti rekvizitai: unikalus numeris ir surašymo data. Telefoninį pranešimą pasirašo asmuo, kurio vardu jis bus perduotas.
3 žingsnis
Nustatykite telefono pranešimo gavėją. Jei yra keli gavėjai, be pranešimo teksto sudarykite gavėjų sąrašą. Toks sąrašas sudaromas atskirame lape, jame yra organizacijų, kurioms turėtų būti siunčiamas telefono pranešimas, pavadinimai ir atitinkami telefono numeriai.
4 žingsnis
Užregistruokite telefono pranešimą išsiųstame korespondencijos žurnale. Jei telefono pranešimas jūsų darbo eigoje yra retas atvejis, registruokitės naudodami bendrą žurnalą. Jei reguliariai naudojatės šiuo informacijos perdavimo būdu, pradėkite atskirą žurnalą telefoninėms žinutėms, todėl jums bus patogiau naršyti.
5 žingsnis
Paskambinkite adresatui ir paprašykite gauti telefono pranešimą. Sužinokite ir įrašykite telefono pranešimą gaunančio asmens pareigas, pavardę, vardą, tėvavardį.
6 žingsnis
Pasakykite abonentui:
- asmens, kurio vardu siunčiama telefoninė žinutė, pareigos, pavardė, vardas, tėvavardis;
- savo pareigas, pavardę, vardą, tėvavardį ir telefono numerį.
Diktuokite telefono pranešimo tekstą. Persiuntę tekstą, paprašykite abonento perskaityti telefono pranešimą dar kartą, kad patikrintumėte jo įrašymo teisingumą.
7 žingsnis
Iš abonento sužinokite gaunamą telefono žinutės registracijos numerį, užsirašykite.
