Archyve saugomi dokumentai, kurių galiojimo laikas pasibaigęs, gali būti sunaikinti, o tai atliekama keliais etapais. Pirmiausia parenkami dokumentai, sukuriama komisija, surašomas aktas ir smulkintuvuose vyksta tiesioginis naikinimas.
Būtinas
- - sunaikinimo aktas;
- - sunaikinimo aktas;
- - smulkintuvas (popieriaus smulkinimo aparatas).
Nurodymai
1 žingsnis
Visi archyviniai dokumentai yra kasmet peržiūrimi, kad būtų galima juos sunaikinti. Tai leidžia laiku atlaisvinti vietos naujiems dokumentams, gautiems iš įmonių archyviniam saugojimui.
2 žingsnis
Pasirinkite sunaikintinus dokumentus. Didžioji dalis archyvinių dokumentų saugomi 75 metus. Dokumentų atranką vykdo archyvo darbuotojai.
3 žingsnis
Pasirinkę dokumentus, surašykite sunaikinimo aktą. Aktas yra išsamus sunaikintinų dokumentų sąrašas. Būtina nurodyti kiekvieno dokumento serijos numerį, aprašymą. Prieš kiekvieną dokumentą nurodykite straipsnio ar norminio dokumento, kurio pagrindu nurašoma, numerį. Vadovaukitės tipiškų dokumentų sąrašu.
4 žingsnis
Atminkite, kad sąraše gali būti ne visų nurašomų dokumentų pavadinimai, todėl archyvaras turi savarankiškai nuspręsti, kuriam straipsniui ar standartinei nuostatai priklauso konkretus dokumentas.
5 žingsnis
Sunaikinimo aktas turi būti surašytas pagal 2002 m. Priedą Nr. 4 „Dėl pagrindinių archyvų eksploatavimo taisyklių“. Užpildytą dokumentą turi pasirašyti visi sukurtos komisijos nariai ir įgaliotas archyvo administracijos atstovas.
6 žingsnis
Prie įvykdyto akto pritvirtinkite kitą veiksmą, kuriame nurodomas bendras sunaikintinų dokumentų skaičius ir bendras jų svoris. Nepamirškite, kad pirmasis veiksmas be antrojo laikomas negaliojančiu. O patikrinimo metu nustačius tokį pažeidimą, atsakingam jūsų archyvo atstovui gali būti skiriama administracinė bauda.
7 žingsnis
Tiesioginį sunaikinimą galite patikėti specializuotai organizacijai, teikiančiai tokio pobūdžio masines paslaugas ir turinčioms pramoninius smulkintuvus, arba galite atlikti sunaikinimą patys, jei jūsų organizacija turi savo smulkintuvą.
