Dokumentų sąrašas yra informacinė knyga, atskleidžianti dokumentų sudėtį ir turinį, susisteminantis ir atsižvelgiant į juos visame dokumentų rinkinyje. Inventorių sudarymas yra svarbus dokumentų tvarkymo ir užsakymo etapas, kurio tikslas yra ne tik dokumentų saugumas, bet ir aiškus jų vykdymas.
Nurodymai
1 žingsnis
Atlikite dokumentų sąrašo registravimą organizacijos firminiame blanke (jei toks yra). Tai nereikalaujama, tačiau pageidautinas reikalavimas tokiems dokumentams. Bet kokiu atveju turi būti nurodytas organizacijos pavadinimas.
2 žingsnis
Užrašykite pavadinimą, kuriame turėtų būti informacija, kuri lemia į inventorių įtrauktų dokumentų nuosavybės teisę. Pavyzdžiui, „Baudžiamojoje byloje esančių dokumentų sąrašas“, „Atestacijos byloje esančių dokumentų sąrašas“, „Vizos į Daniją dokumentų sąrašas“ir kt. Jei organizacija atsargas rengia reguliariai, užsirašykite atsargų serijos numerį.
3 žingsnis
Sukurkite lentelę, susidedančią iš šių skyrių: "p / p skaičius", "dokumento pavadinimas", "lapų skaičius dokumente". Užpildykite visus išvardytus laukus. Jei reikia, prie lentelės pridėkite paieškos stulpelius. Pvz., Puslapiai nuo _ iki _, Puslapių numeriai, Vertė, Pastaba ir pan.
4 žingsnis
Po lentele parašykite, kiek lapų, dokumentų ar kopijų įtraukiate į inventorių. Parašykite skaičiais ir žodžiais: 3 (trys), 25 (dvidešimt penki).
5 žingsnis
Užbaigti aprašo sudarymą su organizacijos vadovų, vienaip ar kitaip atsakingų už šios inventorizacijos vykdymą (personalo skyriaus inspektoriaus, gamybos vadovo ir kt.) Parašais. Užsirašykite visą vadovo pareigų pavadinimą ir jo pavardės, vardo ir tėvavardės nuorašą. Jei reikia, į dokumentą įtraukite savo vardą ir pavardę. ir dokumentus perdavusio bei priėmusio asmens parašas.
6 žingsnis
Taip pat nurodykite dokumento datą. Jį galima rasti tiek inventoriaus pabaigoje, tiek jo pradžioje tiek dokumento kairėje, tiek dešinėje. Organizacijos antspaudas nėra uždėtas į inventorių.
7 žingsnis
Dokumentų sąrašas sudaromas dviem egzemplioriais: vienas lieka organizacijoje, kitas pateikiamas prašymo vietoje.
