Patyrę sekretoriai žino, kad verslo susirašinėjimą sudaro du trečdaliai užklausų ir atsakymai į juos. Pagrindinis rašytinio klausimo tikslas yra gauti bet kokią informaciją iš adresato. Laiško autorius tikisi gauti kuo išsamesnį atsakymą, kuris jam bus pateiktas per įstatymų nustatytą ar prašyme nurodytą laiką. Rašytinių klausimų tvarkymui nėra griežtų taisyklių. Tačiau yra keletas bendrų verslo korespondencijos reikalavimų, kurių reikėtų laikytis juos rengiant.
Būtinas
- - įmonės forma;
- - A4 formato popierius;
- - rašiklis;
- - kompiuteris;
- - Spausdintuvas.
Nurodymai
1 žingsnis
Atspausdinkite klausimo laišką ant organizacijos firminio blanko, jei kreipiatės komandos vardu ir dėl oficialių priežasčių kitai organizacijai ar asmeniui. Pilietis, siunčiantis prašymą bet kuriai institucijai, turi jį parašyti įskaitomai arba atsispausdinti ant A4 formato lapo.
2 žingsnis
Viršutiniame dešiniajame laiško kampe nurodykite informaciją apie adresatą: visas jo pareigų vardas, pavardė ir inicialai, organizacijos pašto adresas (jei reikia). Informacija apie siunčiančią įmonę pateikiama kairėje formos pusėje. Specialioje eilutėje tarnautojas turi įrašyti siunčiamo dokumento numerį ir datą. Jei kreipiatės savo vardu, žemiau išvardykite savo duomenis: pavardė, vardas, tėvavardis (be sutrumpinimo), namų adresas, kontaktinis telefono numeris. Pvz.: "LLC" ankstyvo ryto "direktoriui V. V. Petrovui Semenovui Vasiliui Vasiljevičiui, gyvenančiam adresu: Nsk, Pervaya g., 15, apt. 15, telefonas 00-00-00 “.
3 žingsnis
Parašykite antraštę savo el. Jame turėtų būti trumpai atspindėta rašytinio apeliacijos esmė, pavyzdžiui: „Dėl minimalaus ramunėlių sėklų partijos dydžio ir jų didmeninės kainos“. Ant firminio blanko padėkite šias atramas kairėje pusėje. Kalbėdami asmens vardu, galite tiesiog nurodyti laiško formatą, eilutės viduryje įvesdami frazę „klausimo laiškas“, „rašytinis prašymas“arba „prašymo laiškas“.
4 žingsnis
Eikite į paties prašymo pareiškimą. Tai bus pagrindinis jūsų laiško turinys. Pirmaisiais 1-2 sakiniais paaiškinkite priežastį ir tikslą, dėl kurių norite gauti tą ar tą informaciją. Pvz.: „Gegužės mėnesį sodo bendrijos„ Sad “nariai planuoja įsigyti didelę margučių sėklų pirkimą. Išnagrinėję jūsų įmonės reklaminę brošiūrą nusprendėme pasinaudoti siūlomomis paslaugomis. Atsiųskite šią informaciją toliau nurodytu adresu."
5 žingsnis
Suformuluokite kiekvieną klausimą. Stenkitės būti tikslus ir glaustas. Negalima sakyti per ilgai, įskaitant 2-3 klausimus vienu metu. Pabaigoje būtinai uždėkite klaustuką - tai vizualiai išryškins pagrindinę temą. Jei yra keli klausimai, užpildykite juos sunumeruotu sąrašu. Pavyzdžiui: „1. Koks yra mažiausias sėklų partijos dydis? 2. Kiek kainuoja 1 maišelis sėklų didmeninėje ir mažmeninėje prekyboje? 3. Per kiek laiko bus pristatyta nupirkta partija? 4. Kokius dokumentus reikia pateikti norint sudaryti tiekimo sutartį tarp jūsų įmonės ir sodininkystės bendrijos?"
6 žingsnis
Laišką užbaigkite padėkos raštu. Taip pat galite taktiškai nurodyti norimą atsakymo gavimo laiką, pavyzdžiui: „Iš anksto dėkoju už atsakymą. Tikimės, kad kainoraštį gausime per savaitę “. Paskutinėje eilutėje pasirašykite (organizacijos vardu pasirašomas vadovas) ir datą.
