Bet kurios įmonės ar organizacijos veikla, neatsižvelgiant į nuosavybės formą, neįmanoma be dokumentų tvarkymo, o tai iš tikrųjų yra šios veiklos patvirtinimas. Dokumentų apyvarta unifikuota dar praėjusio amžiaus 79-aisiais, tačiau tuomet sukurti standartai su nedideliais pakeitimais ir papildymais galioja ir šiandien.
Nurodymai
1 žingsnis
Organizacijos veiklai reikalinga vieninga dokumentų valdymo sistema apima trijų tipų dokumentus:
- organizacinis;
- administracinis;
- informacija ir nuorodos.
Pastarosios rūšies dokumentai yra pagalbiniai pirmųjų dviejų atžvilgiu ir, skirtingai nei jie, nėra privalomi vykdyti. Juose pateikiama bet kokia speciali informacija apie paslaugas, reikalinga tiek priimant vadovų sprendimus, tiek teisingai suprantant ir įgyvendinant.
2 žingsnis
Informacinius dokumentus sudaro: verslo informaciniai biuleteniai; telegramos ir telefono žinutės; tarnyba, ataskaita ir aiškinamieji raštai; santraukos, apžvalgos ir informacinės ataskaitos, aktai. Į šių dokumentų turinį galima atsižvelgti arba paskatinti imtis veiksmų remiantis šia informacija. Tai yra svarbi darbo eigos dalis, be kurios neįmanoma organizuoti jokio gamybos proceso.
3 žingsnis
Jei kalbėsime apie tam tikros rūšies informaciją ir informacinius dokumentus, tai didžioji jų dalis paprastai yra informaciniai laiškai, kuriuose autoriai atkreipia respondento dėmesį į kai kuriuos faktus, informaciją apie prekes, artėjančius įvykius ar veiklą. Jie gali būti ir aktyvūs, ir tie, kurie yra parašyti kaip aukščiausio lygio vadovaujančių tėvų organizacijų priskirtų užduočių įgyvendinimo ataskaita. Savarankiškai motyvuoti pardavimo laiškai taip pat nurodo informaciją ir informacinius dokumentus.
4 žingsnis
Santrauka, apžvalga arba informacinis pranešimas - dokumentai, kuriuose aprašomi kai kurie tos pačios rūšies faktai, dalykai ar įvykiai, kuriuose gali būti pateikta trumpa santrauka, tačiau šis reikalavimas nėra privalomas. Paprastos pažymos gali būti parengtos suinteresuotų šalių ar asmenų prašymu ir gali būti bet kokį faktą patvirtinantis dokumentas. Tai, pavyzdžiui, atlyginimo, šeimos sudėties, darbo ar studijų vietos pažymėjimai ir kt.
5 žingsnis
Tarnybos užrašai paprastai naudojami kaip informacijos mainai tarp departamentų, kurie nėra tiesiogiai priklausomi nuo gamybos. Ataskaitos rašomos tiesioginiam vadovui, siekiant informuoti apie faktus, kuriuos jis turi žinoti budėdamas. Darbo drausmės pažeidimo atvejais naudojami aiškinamieji teiginiai, juos rašo patys pažeidėjai, norėdami paaiškinti savo poelgį. Konkretų faktą patvirtinantys aktai surašomi kartu ir juos pasirašo mažiausiai 3 patikrinimo ar veiksmo dalyviai.
