Bet kurios organizacijos veikla apima darbą su dokumentais. Kai kurie iš jų laikui bėgant praranda savo aktualumą ir nėra naudojami darbe. Norėdami atsikratyti nereikalingų popierių, jie paprastai sunaikinami. Dokumentų naikinimas turi būti atliekamas griežtai laikantis biuro darbe nustatytų taisyklių.
Būtinas
- - sunaikinimo aktas;
- - techninės priemonės dokumentams sunaikinti.
Nurodymai
1 žingsnis
Patikrinkite dokumentų sunaikinimo procedūrą. Jis taikomas tiek popieriniams, tiek elektroniniams dokumentams. Paprastai dokumentai, praradę praktinę vertę ir pasibaigę saugojimo laikotarpiu, sunaikinami. Tai pirmiausia taikoma personalo ir apskaitos dokumentams.
2 žingsnis
Atlikite dokumentų vertės tyrimą. Jo rezultatas turėtų būti aktas dėl tų popierių, kurie nebėra saugomi, paskirstymo ir pasirengimo sunaikinti. Dokumentų saugojimo laikotarpis nustatomas pagal dabartinę jūsų organizacijos bylų nomenklatūrą. Kai kuriais atvejais terminai nurodomi pagal federalinius įstatymus, vyriausybės nutarimus, žinybinius ar standartinius dokumentų sąrašus.
3 žingsnis
Parašykite dokumentų sunaikinimo aktą, prieš kiekvieną antraščių grupę įrašydami struktūrinio padalinio pavadinimą. Į aktą įrašykite panašias bylas vienoje bendroje antraštėje, nurodydami bendrą bylų skaičių. Aktą turi pasirašyti organizacijos darbuotojas, dalyvavęs tikrinant dokumentų vertę. Po to aktą tvirtina vadovas.
4 žingsnis
Pasirinkite sunaikinimo atvejus naudodami puslapio rodinį. Tai leis nepraleisti reikalingo dokumento, kuris netyčia pateko į bylą. Jei kurios nors medžiagos ilgą laiką buvo laikymo vietoje, jas galima slinkti pasirinktinai, siekiant nustatyti dokumentų aktualumą.
5 žingsnis
Pasirinkite į aktą įtrauktų dokumentų sunaikinimo būdą. Jie gali būti sudeginti arba panaudoti šiam tikslui popieriaus smulkintuvą. Kartais sunaikintinos medžiagos perduodamos šalinti specializuotai įmonei, parengiant procedūrą su priėmimo pažymėjimu ir atitinkama sąskaita faktūra. Pastarasis metodas dažniausiai naudojamas, kai dokumentacijos apimtis yra didelė. Siekiant užtikrinti konfidencialumą, bylų perdavimas ir jų sunaikinimas paprastai atliekamas prižiūrint organizacijos darbuotojui.
