Skubiai pažymėtas faksas - duokite jį viršininkui greičiau, dėžę užpildžiusius el. Laiškus reikia išardyti, laiškų krūva ir pora siuntinių, kuriuos atnešė paštininkas, turi būti skubiai „išsibarstę“po skyrius, o darbuotojas parašė atostogų paraišką. Čia turite ir skelbimų, ir svarbių apskaitos dokumentų. Sekretoriaus darbas sunkus! Verta pamesti vieną „popieriaus lapą“, nes paaiškėja, kad nuo to priklauso organizacijos likimas ir tavo karjera. Norėdami visada rasti tą ar tą dokumentą, turite mokėti teisingai užregistruoti korespondenciją.
Būtinas
- Gaunamas korespondencijos registras,
- siunčiamų laiškų žurnalas,
- užrašų knygelės, kurių tūris 96 lapai,
- organizacijos formos,
- aplankai.
Nurodymai
1 žingsnis
Jūs turite užregistruoti visą gaunamą ir siunčiamą korespondenciją, be to, gavimo ar išsiuntimo dieną. Visų rūšių susirašinėjimas turi būti registruojamas: pašto siuntos, elektroniniai laiškai, faksai, pristatomi asmeniškai į žinutės rankas. Svarbūs el. Laiškai (gaunami ir siunčiami) turėtų būti spausdinami ir registruojami taip pat, kaip ir kitų rūšių korespondencija. Be to, būtina registruoti vidinę korespondenciją: atmintines, tarnybines atmintines, aiškinamuosius raštus, pareiškimus, skundus.
2 žingsnis
Norėdami užregistruoti korespondenciją, tvarkykite specialius registracijos žurnalus. Atsižvelgdami į konkretaus tipo korespondencijos apimtį, galite kurti bendrus gaunamų ir siunčiamų korespondencijų žurnalus arba papildomai suskirstyti pagal tipus. Pavyzdžiui, sudarykite žurnalą, kad įrašytumėte gaunamus ir siunčiamus el. Laiškus. Nepaisant susirašinėjimo apimties, patogu sukurti atskirą žurnalą registruoti gaunamas ir siunčiamas faksogramas.
3 žingsnis
Jei neturite specialaus korespondencijos registravimo žurnalo, atspausdinto spaustuvėje, pasiimkite paprastą užrašų knygelę ir išplatinkite ją. Gaunamų laiškų žurnale nurodykite pranešimo numerį, gavimo datą, taip pat susirašinėjimo tipą, jei turite bendrą visų rūšių pranešimų žurnalą - nuo elektroninių iki faksimilinių. Atskirame stulpelyje trumpai apibūdinkite laiško turinį. Kitame stulpelyje parašykite galvos rezoliuciją ir asmens, kuriam laiškas buvo perduotas vykdyti, vardą ir pavardę. Praktiškai, jei problemą kontroliuoja konkretus asmuo, daugelis laiškų nepasiekia vadovo, bet iškart perduodami atlikėjui, todėl neturėtumėte padaryti šio stulpelio didelio. Patartina palikti vietą parašui po atlikėjo pavarde arba šalia, nurodant, kad jis gavo dokumentą. Jei vadovas nurodė sekretorei kontroliuoti dokumento „vykdymą“, tai atskirame stulpelyje pastaba apie kontrolę dedama raudonu rašalu (raidė „K“arba žodis „kontrolė“). Baigę vykdyti su šiuo dokumentu susijusį pavedimą, pažymėkite vykdymą, taip pat perkelkite laišką „į bylą“(nurodykite bylos numerį ir jo suformavimo datą).
4 žingsnis
Susirašinėjimo registras taip pat reikalingas visiems siunčiamiems pranešimams. Išeinančių laiškų žurnale stulpelių yra mažiau nei gaunamų korespondencijų žurnale. Be gaunamų laiškų registro, siunčiamų laiškų registre sudarykite stulpelį su laiško serijos numeriu, stulpelį su data tik su išsiuntimu, nurodydami siunčiamos korespondencijos tipą (jei reikia), su pranešimo santrauka, dokumento (laiško) rengėjo pavarde, taip pat stulpeliu su bylos numeriu, kur buvo pateikta pranešimo kopija.
5 žingsnis
Ypatingu būdu turėtumėte užregistruoti korespondenciją, kurią siunčiate paštu. Laiškų, siunčiamų paštu, registravimas atliekamas organizacijos firminiame blanke. Vienu metu geriau siųsti ne daugiau kaip 7-10 laiškų. Ranka arba kompiuteriu formoje užrašykite išsiuntimo datą, kiekvienam laiškui, išsiųstam žemiau, nurodykite įrašo serijos numerį, organizacijos pavadinimą, jos vietą (galite nurodyti tik miestą ar regione). Dešinėje palikite šiek tiek vietos. Čia, gavę čekį paštu, turite iš jo įvesti pašto numerius (paprastai 6-8 skaitmenys). Po kiekvienos siuntos organizacijos pavadinimu parašykite siunčiamų dokumentų numerius ir datas arba kitą informaciją, leidžiančią juos identifikuoti. Pašte šis sąrašas patvirtinamas pašto antspaudu. Galite jį pateikti atskirame aplanke arba aplanke, kuriame saugomi siunčiami pranešimai.
6 žingsnis
Kiekvienam vidinio susirašinėjimo tipui įrašyti reikalingas atskiras žurnalas. Kiekviename žurnale nurodykite dokumento numerį, jo datą, rengėjo pavardę, santrauką, galvos rezoliuciją, vykdytojo pavardę, kontrolės ženklą, taip pat bylos numerį.
