Buhalterinės apskaitos vedimas yra gana kruopšti užduotis. Aplankai su sąskaitomis už kai kurių rūšių sutartis turi būti laikomi organizacijoje iki dešimties metų, todėl juos reikia pateikti taip, kad bet kuriuo metu būtų galima rasti reikiamą dokumentą.
Nurodymai
1 žingsnis
Tvarkyti sąskaitų faktūrų žurnalą. Įveskite visus dokumentų, kuriuos ketinate pateikti, numerius. Geriausia tai padaryti elektroniniu būdu, specialioje programoje arba įprastoje „Excel“skaičiuoklėje. Įveskite dokumento numerį (paprastai mišrus - skaitinis ir skaitinis) ir jo datą. Kartkartėmis perkelkite duomenis į diskus, kad sugedus kompiuteriui archyvas išliktų nepažeistas ir saugus.
2 žingsnis
Sukurkite kelias sąskaitų faktūrų knygas, jei įmonėje yra daugiau nei vienas juridinis asmuo. Rengdami dokumentą, nedelsdami nurodykite jam reikiamą numerį. Taikyti konvencijas. Pavyzdžiui, sąskaitas faktūras, išrašytas UAB „Zolotaya Antelope“, pažymėkite kaip 123-ZA, o UAB „Padishah“- kaip 123-P. Būtinai nurodykite sutarties ar susitarimo, pagal kurį buvo surašyta ši sąskaita, numerį.
3 žingsnis
Paimkite sąskaitą faktūrą. Išmuškite dvi skylutes skylių perforatoriumi. Įklijuokite dokumentą į aplanką. Kad išvengtumėte raukšlių, naudokite sunkius segtuvus. Neužkimškite jų per stipriai.
4 žingsnis
Antrasis saugojimo būdas yra failų aplankuose. Paimkite skaidrų dangtelį ir į jį įdėkite sąskaitą faktūrą. Įdėkite failą į segtuvą ir užfiksuokite specialiais laikikliais.
5 žingsnis
Pažymėkite kiekvieną aplanką. Atkreipkite dėmesį, kurios juridinio asmens sąskaitos faktūros ten saugomos. Užrašykite laikotarpį, už kurį buvo renkami dokumentai.
6 žingsnis
Senesnes nei trejų metų sąskaitas siųskite į sandėlį. Sulenkite aplankus kartoninėse dėžėse, kurios yra lengvai kvėpuojančios. Ant sienų nurodykite rišiklių skaičių viduje ir kuriam juridiniam asmeniui jie priklauso. Programoje, kurioje registruojate dokumentus, pažymėkite, kurie iš jų buvo išsiųsti į sandėlį. Jei reikia, visada bus galima pasiimti archyvą ir rasti reikalingus dokumentus.
